Tietosuojaseloste

01Rekisterinpitäjä

Flow Network Oy
Y-tunnus: 3563740-7
Helsinki, Suomi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Aaron Bhatti
aaron@flownetwork.fi

02Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

a) Kartoituksen varaajat (Cal.com kautta)

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Yritys ja Y-tunnus
• Puhelinnumero
• Vastaukset kvalifiointikysymyksiin (yrityksen koko, liikevaihto, käytössä olevat järjestelmät)

b) Sivuston yhteydenotot

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Yhteydenottoviestin sisältö

c) Viivi-chatbot keskustelut

• Keskusteluviestit
• IP-osoite
• Aikaleimat
• Selaimen tiedot

d) Sivuston kävijätilastot (Google Analytics 4)

• IP-osoite (anonymisoitu)
• Selaintiedot
• Sivun katselut, klikkaukset
• Vain käyttäjän suostumuksella (cookie banner)

03Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

• Cal.com-varaukset ja sivuston yhteydenotot: sopimuksen valmistelu (GDPR 6 art. 1 kohta b)
• Asiakassuhteen hoitaminen: sopimuksen täyttäminen (GDPR 6 art. 1 kohta b)
• Viivi-chatbot keskustelut: oikeutettu etu — palvelun toimittaminen ja parantaminen (GDPR 6 art. 1 kohta f)
• Sivuston analytiikka: käyttäjän suostumus (GDPR 6 art. 1 kohta a)
• Kirjanpitoaineisto: lakisääteinen velvoite (GDPR 6 art. 1 kohta c, Kirjanpitolaki 1336/1997)

04Säilytysajat

• Cal.com-varaukset (jos asiakassuhdetta ei synny): 2 vuotta
• Sivuston yhteydenotot (jos asiakassuhdetta ei synny): 2 vuotta
• Asiakkaiden henkilötiedot: sopimuksen voimassaolon ajan + 5 vuotta
• Viivi-chatbot keskustelut: 6 kuukautta
• Google Analytics -tiedot: 14 kuukautta
• Kirjanpitoaineisto: 6 vuotta tilikauden päättymisestä (Kirjanpitolaki)

05Henkilötietojen luovutukset ja käsittelijät

Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme:

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

EU/ETA-alueen ulkopuolelle siirrettäviä tietoja suojataan EU:n hyväksymillä vakiolausekkeilla (Standard Contractual Clauses, SCC).

06Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on GDPR:n mukaan seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihisi (GDPR 15 art.)
• Oikeus oikaista virheelliset tiedot (GDPR 16 art.)
• Oikeus poistaa tiedot (”oikeus tulla unohdetuksi”, GDPR 17 art.)
• Oikeus rajoittaa käsittelyä (GDPR 18 art.)
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (GDPR 20 art.)
• Oikeus vastustaa käsittelyä (GDPR 21 art.)
• Oikeus peruuttaa suostumus (jos käsittely perustuu suostumukseen)

07Evästeet

Sivustolla käytetään evästeitä:

a) Välttämättömät evästeet

Tarvitaan sivuston perustoimintoihin. Ei vaadi suostumusta.

b) Analytiikkaevästeet (Google Analytics 4)

Käytetään vain käyttäjän nimenomaisella suostumuksella, joka pyydetään evästebannerin kautta.

Voit hallita evästesuostumustasi milloin tahansa selaimesi asetuksista tai sivuston evästebannerin kautta.

08Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja seuraavilla toimenpiteillä:

• HTTPS-salaus kaikessa tiedonsiirrossa
• Pääsynhallinta — vain valtuutetut henkilöt (käytännössä vain Aaron Bhatti)
• Palvelinten sijainti: Hetzner Helsinki (EU)
• Säännölliset varmuuskopiot
• Vahvat salasanat ja kaksivaiheinen tunnistautuminen hallinnollisissa työkaluissa

09Valitusoikeus

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

10Selosteen päivittäminen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä selostetta. Ajantasainen versio on aina saatavilla osoitteessa flownetwork.fi/tietosuoja.html.

Olennaisista muutoksista ilmoitetaan asiakkaille sähköpostitse.